Event Management

Event Management: cosa significa davvero gestire un evento?

di Letizia Paratore

Cercando in rete la definizione “scientifica” di Event Management uno dei risultati che si ottiene è: “Event Management è l’applicazione concreta di un progetto di gestione mirato ad creare e sviluppare eventi aggregativi di qualunque tipo per ogni tipologia di committenza privata e pubblica”.

Ma in concreto cosa fa un Event Manager?

L’Event Manager si occupa dell’evento prima durante e dopo la realizzazione.

Affidarsi a un professionista per la gestione di un evento costituisce uno degli elementi chiave per la buona riuscita dell’evento stesso: la sua presenza si rivela fondamentale per raggiungere i parametri di efficacia e di efficienza necessari a realizzare un’attività di successo.

Prima dell’evento il professionista si occupa di raccogliere le informazioni necessarie all’elaborazione della soluzione più adatta, valutare le eventuali criticità, selezionare i fornitori, affidare i compiti allo staff, pianificare tutte le fasi di organizzazione per la migliore gestione.

Durante l’evento la sua presenza – che deve essere discreta e rassicurante – ha la funzione non soltanto di coordinare i fornitori ma anche di supervisionare che tutto funzioni secondo le aspettative.

Dopo l’evento, la verifica dei feedback ricevuti e il controllo dei costi effettivi è imprescindibile per poter valutare la reale riuscita dell’evento.

Da questa breve descrizione risulta agevole comprendere quali siano le caratteristiche principali di un buon Event Manager

Time Management
Gestire un evento significa saper pianificare le attività in modo da raggiungere i risultati attesi nei tempi stabiliti, significa non farsi sopraffare dalle urgenze che possono derivare da una non corretta organizzazione dei tempi

Comunicazione e capacità relazionali
L’Event Manager si relaziona quotidianamente con soggetti molto diversi, dai fornitori allo staff, dai relatori ai partecipanti. Riuscire a trovare il linguaggio giusto per ciascuno è la chiave per raggiungere gli obiettivi

Leadership
L’Event Manager gestisce l’evento coordinando risorse e servizi spesso forniti da terzi. Assumersi la responsabilità della gestione guidando il processo organizzativo in tutte le sue fasi passa anche dalla capacità di farsi ascoltare e seguire dai soggetti coinvolti

Negoziazione
Trovare i fornitori migliori, rispondere alle richieste di tutte le persone coinvolte nell’evento la vita dell’Event Manager è una continua negoziazione che implica grandi doti di flessibilità

Attenzione al dettaglio
La cura dei particolari, l’attenzione a quelle che a prima vista potrebbero apparire come piccole cose di scarso rilievo: anche da questo si valuta la buona riuscita di un evento.

Ogni evento, pubblico o privato che sia, costituisce un momento irripetibile tanto per gli organizzatori quanto per i partecipanti.
Ed ecco la funzione principale dell’Event Manager: lavorare affinchè ciascuno possa viverla al meglio, possa portare con sé il ricordo di un’esperienza in grado di soddisfare tutte le aspettative.

 

Letizia Paratore
Founder & Ceo Dodecaedro Urbano
Docente Organizzazione Eventi