L’EVENTO IBRIDO

Il mondo degli eventi ha lasciato spazio a nuove evoluzioni a seguito dell’emergenza Covid-19, una di queste è sicuramente l’evento ibrido, un modo di fare eventi che risponde al meglio alle nuove procedure sui distanziamenti

Definizione di evento ibrido

Un evento ibrido è insieme del format dell’evento in presenza e di quello in digitale. In pratica l’evento viene svolto dal vivo con partecipanti in presenza in una location fisica, ma è fruibile anche digitalmente dai partecipanti non presenti. La modalità di fruizione dei contenuti è lo streaming dell’evento live per chi si collega da remoto attraverso un dispositivo, e che partecipa, con diversi livelli di possibilità di interazione, all’evento stesso. L’evento principale, dove per esempio si trovano i relatori, può prevedere inoltre anche altri eventi in contemporanea tutti collegati tra loro in diverse location, al quale partecipano piccoli gruppi di partecipanti. 

Vantaggi dell’evento ibrido

Con l’evento ibrido l’audience diventa potenzialmente molto più vasta.

La partecipazione virtuale infatti permette a un numero più alto di persone di accedere ai contenuti dell’evento senza doversi spostare da casa o dall’ufficio. Da un lato questo aspetto è sicuramente un vantaggio, dall’altro è ancora più importante rivolgersi ai potenziali partecipanti nella maniera più adatta ad attrarli, farli partecipare, ingaggiarli anche pre e post evento. 

Per ingaggiare l’audience giusta, il punto di partenza è considerare come partecipazione in presenza e audience da remoto hanno esigenze diverse, e per questo vanno creati contenuti ad hoc.

Del resto, gli eventi ibridi esistevano anche prima dell’emergenza Covid-19. Un esempio sono quelli organizzati da Apple per i loro lanci di prodotto, che già da diversi anni combinano l’evento in presenza con uno streaming iper-tecnologico seguito da tutto il mondo.

Un esempio dell’era Covid-19 è  la versione ibrida che si è tenuta a giugno presso il Palacongressi di Rimini del Web Marketing Forum, una prima edizione diffusa che ha utilizzato la location allestita, da dove ogni giorno venivano trasmessi live gli interventi degli ospiti in studio. Questo dimostra anche come, nell’organizzazione di un evento ibrido, il ruolo della location rimane fondamentale.

I contenuti

Se i contenuti sono sempre importanti in un evento, quando si tratta di formule ibride potrebbero esserlo ancora di più. Le sessioni dei relatori trasmesse in streaming vengono spesso registrate restando quindi a disposizione anche dopo l’evento moltiplicando i fruitori e possono essere resi gratuiti per chi ha già eventualmente pagato un iscrizione. 

Sostenibilità degli eventi ibridi

Gli eventi online possono essere molto più sostenibili dal punto di vista ambientale e, come per gli eventi reali, è opportuno cercare di realizzare iniziative di social responsability per lasciare un contributo positivo a favore della comunità.

Organizzare un evento ibrido può inoltre aprire una vasta gamma di nuove opportunità: superando le normali barriere fisiche, è possibile per esempio ampliare molto facilmente il pubblico e adattando la durata e l’agenda dell’evento se ne può prolungare la durata dell’evento.

Fenomeno passeggero?

Gli eventi ibridi diventeranno parte integrante delle strategie di aziende e associazioni, anche quando si potranno realizzare grandi eventi face to face. Saper gestire ora le opportunità virtuali potrà essere utile per creare esperienze ibride memorabili e coinvolgenti anche in futuro per costruire una nuova normalità.

E’ chiaro che la partecipazione ad un evento ibrido non favorisce il networking che si vive durante un evento in presenza. Non si costruiscono gli stessi rapporti umani pertanto la meeting industry si riprenderà con la stessa forza di prima e  magari cambierà dando maggiore attenzione ai temi della safety, Dopo la pandemia la meeting industry sarà ancora un settore vitale.