LA RIPRESA DEGLI EVENTI

Finalmente possiamo parlare di riapertura anche per gli eventi e i congressi, le aziende non vedono l’ora di  tornare ad organizzare eventi in presenza. Iniziano ad arrivare richieste per l’estate e per il periodo da  settembre a dicembre 2021.  

Durante la pandemia, il digitale ci ha dato modo di mantenere i rapporti e di sviluppare un settore fino a ora  meno diffuso nel Mice, sono state sviluppate piattaforme per organizzare eventi in streaming con il massimo  della personalizzazione grafica e 3D inimmaginabili. Ma ora è arrivato il momento di rivivere l’emozione, la  convivialità e lo scambio di idee e visioni che dà un evento in presenza. 

Ma quali sono le linee guida da osservare? 

La Conferenza delle Regioni e delle Province autonome ha aggiornato le procedure per la ripresa delle attività  economiche e sociali. Si tratta dei protocolli che indicano le misure anti-contagio da applicare alle varie attività, che includono anche quelli per congressi e fiere. 

Le linee guida indicate per congressi e fiere prevedono per esempio che il numero massimo dei partecipanti sia  valutato dagli stessi organizzatori in base alla capienza degli spazi, il rispetto del distanziamento fisico di almeno  1 metro tra le persone. 

Tra le indicazioni anche l’uso di gel disinfettante, di materiale digitale da preferire al cartaceo, la necessità di dare le giuste informazioni sulla sicurezza con cartellonistica e segnaletica, l’automazione delle registrazioni anche al  fine di tenere traccia del registro dei partecipanti per almeno 14 giorni dopo l’evento. 

Tra le indicazioni, per quanto riguarda la ristorazione, oltre la posizione dei tavoli ad almeno 1 metro, viene  specificato di preferire dove possibile ambienti esterni come giardini e terrazze, e comunque di mantenere aperte le finestre anche negli spazi chiusi.  

Per quanto riguarda i buffet, sono ammessi ma tutto deve essere servito dal personale addetto senza che gli  invitati possano toccare il cibo; la modalità self-service è consentita solo se prevede porzioni monodose e  confezionate. 

Un’altra importante novità è il Green Pass, a disposizione in Italia sull’App “Io” della Pubblica Amministrazione a partire da luglio. Attualmente validi i certificati di avvenuta vaccinazione in cartaceo rilasciati dal Centro  Vaccinale. 

Il green pass permetterà così di viaggiare anche in Europa senza altri adempimenti, come per esempio la  quarantena. 

Certamente una componente digitale rimarrà anche nel futuro. Ad esempio per estendere la platea dei  presenti o ridurre i costi di logistica di viaggi a livello internazionale mantenendo parzialmente la modalità  streaming. 

Sicuramente la pandemia ha segnato fortemente il mondo degli eventi che non smette di progettare e di  studiare come far convivere le nuove regole e le nuove esigenze.  

Parlando di destinazioni, l’Italia si riconferma principale meta per gli eventi nella seconda metà del 2021.  L’orientamento è verso situazioni en plein air, bucoliche, non solo per il distanziamento ma perché le  persone sono rimaste costrette in casa per molti mesi praticando smart working e ora desiderano  fortemente stare all’aperto. 

Un elemento che è cambiato è la numerica dei gruppi; si preferisce concepire gruppi più piccoli, se il  gruppo è particolarmente numeroso vengono suggeriti ad esempio dei back to back. La numerica  contenuta facilità le procedure dei protocolli e garantisce maggiore distanziamento.

La tecnologia continuerà comunque a sostenere la gestione degli eventi, rendendo alcuni processi  automatizzati e più snelli.  

Un tema di grande attualità anche negli eventi sarà la sostenibilità, che sta entrando sempre più nei parametri e nelle richieste dei clienti. Possiamo dire che anche le aziende sono mature per metabolizzare le nuove  coordinate di comportamento, quindi possiamo iniziare a scaldare i motori!