ALBERGO, LA CASA DEGLI EVENTI

Quando si lavora in hotel, è sempre più frequente trovarsi alle prese con l’organizzazione di riunioni, convegni ed eventi. Ma anche cerimonie formali che abbiano un carattere di ufficialità.

All’interno dell’hotel è importante che ci siano persone formate appositamente per organizzare e seguire gli eventi. Ci possiamo trovare davanti a eventi aziendali che possono spaziare a tutto campo: si va dal grande congresso/convegno ai seminari, passando per i corsi di formazione e anche piccole riunioni aziendali.

La professionalità di un hotel, per quanto riguarda la conoscenza delle regole del galateo applicate ad eventi e momenti formali, è facilmente riconoscibile nel primo incontro di sopralluogo che il cliente fa. Tutti gli eventi, grandi o piccoli che siano, hanno una sorta di formalità a essi collegata.

Alcuni eventi possono essere molto formali, altri semi-formali e altri più rilassati. Ma tutti porteranno sempre un certo tipo di “etichetta”. Il grado di etichetta dipenderà dal tipo di evento e dalle informazioni che il cliente ci fornisce. Insomma, il grado di “formalità” è dettato dal cliente. Per questo è importante “prepararsi” ad offrire “l’eccellenza”, sorprendere positivamente il cliente.

Ognuno, per quanto modesto sia il suo evento e il suo budget, mira a offrire un “momento unico”. Quella magia, in larga misura, si trova nella capacità dell’albergatore e del suo team di produrre un “momento indimenticabile”.

L’organizzatore di eventi all’interno di un hotel è un po’ come un direttore d’orchestra: ha il compito di coordinare il lavoro di tanti reparti diversi riuscendo a fare emergere il meglio da ciascuno di loro e ottenendo un risultato armonioso e funzionale alle richieste del cliente.

Chi vuole lavorare in questo settore, perciò, deve essere soprattutto capace di gestire un gruppo di persone, brillare per le proprie capacità comunicative, essere cordiale, dotato di una naturale predisposizione al sorriso e all’occorrenza anche autorevole, ma soprattutto riuscire a lavorare nelle situazioni di stress.

Per essere un bravo Event Planner bisogna anche possedere una solida cultura di base, tenersi sempre informati ed avere dalla propria un senso estetico innato.

Tutti gli eventi sono importanti, non fa differenza il budget o il numero di persone coinvolte, per questo motivo per realizzare un buon meeting è necessario passare attraverso tutte le fasi dell’organizzazione.

Il primo passo è la qualificazione della richiesta, insieme con il cliente si cerca dunque di capire i bisogni legati all’evento (numero di persone coinvolte, orari, allestimento richiesto, attrezzature, Wi-Fi, servizi ristorativi, necessità di camere, budget, ecc.), ma anche i bisogni della persona che gestisce l’evento, per questo è importante stabilire un buon rapporto di fiducia fra le parti.

Una volta definita la richiesta, è compito dell’Event Manager stipulare un’offerta e bloccare gli spazi in opzione. Da questo momento in poi si apre la fase di contrattazione, che può essere gestita attraverso il follow up. Il contatto con il cliente è quanto mai importante, capire le reali necessità ci permetterà di confermare o meno un evento.

In caso positivo dovremo redigere un contratto, dove oltre ai servizi confermati sarà necessario stabilire i dettagli di pagamento e i termini di cancellazione e iniziare a compilare un “Banquet Event Order” (BEO) alias “Ordine di Servizio” (OdS), ossia quello che possiamo definire come la carta d’identità del nostro evento.

Ogni richiesta del cliente, da questo momento in poi infatti dovrà essere inserita nel nostro BEO/OdS e con l’avvicinarsi del nostro meeting dovremo contattare il cliente e definire tutti i dettagli mancanti per la buona riuscita.

Il BEO/OdS verrà consegnato e discusso con tutti i reparti coinvolti nell’evento circa una settimana prima e questo garantirà la coordinazione di tutte le figure e dei servizi.

Infine, ma non per ordine di importanza, l’Event Manager rimane la principale figura di riferimento durante tutta la durata del servizio, pertanto oltre all’accoglienza dovrà gestire l’insorgere di eventuali richieste o problematiche riscontrate durante lo svolgimento e al suo termine fornire i dettagli contabili all’amministrazione dell’albergo per l’emissione della rispettiva fattura.

L’organizzatore di eventi è dunque un ruolo complesso, dove il multitasking e la gestione dello stress ricoprono un ruolo fondamentale, ma la gioia e la soddisfazione di un cliente alla fine di un importante evento saranno la migliore ricompensa per il lavoro svolto!